备注：ARP“公文管理系统”中的“内部签批件”模块如果得到充分应用，可以在研究所和部门的高效率及协同办公方面发挥较大作用。以下内容介绍了内部签批件的基本功能和具体应用可拓展范围。供参考。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 综合办公室

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2012年11月29日

ARP内部公文系统签批件模块应用

一、内部签批件的基本功能和个性特点

内部签批件属于单位内部流通的非正式公文，适用于本单位内部人员。

（一）要素齐全：内部签批件模块涵盖“基本信息”、“正文编辑”、“编辑附件”、“办理时间”四个信息；“基本信息”中包含了文件类型、拟稿时间、流水号、拟稿人、单位名称，联系电话、标题、办理意见、附件名称；“办理时间”中详细、真实的自动记录下流程各环节人员名称及各参与人的首次操作时间和最后操作时间。

（二）运用灵活：可以将发文转为内部签批件，内部签批件也可转为发文。内部签批件的办理形式分为办件和阅件，可选择“阅件未办理人”及“办件未办理人”发送给所选人员，在流程设置上具有较强的灵活性。研究所内的任何人都可以作为内部签批件的发起人，也增加了其灵活性。

（三）查询便捷：得益于ARP公文管理系统提供的先进、系统的查询功能，内部签批件的查询具备十一项可选搜索条件，可单选，可多选，可任意搭配组合对已发生的内部签批件进行搜索筛选。并且具有方便快捷的目录导出及打印功能。

（四）系统可靠：二期ARP系统不会出现文件丢失的现象，具有可靠的安全性和稳定性。

（五）提醒功能丰富：未办理的内部签批件会出现在个人ARP界面首页的“待办事宜”中。系统具备包括邮件，短信等可选择的提醒功能，即使参与人不在系统内，也可以及时通知，及时办理相应事务。

二、内部签批件的应用

结合研究所日常科研办公管理工作，可以利用内部签批件开展如下工作：

（一）用于局部范围内的信息发布

以所内发放下行文为例。ARP内部签批件模块有个功能是：可将发文转为内部签批件。已在系统内按发文流程走完需下发的发文可以很快捷的转为内部签批件，并选择需发送人员在系统内一次性提交发送，无需费事的打印、复印、奔走和签收，工作人员只需坐在电脑前点击几下鼠标，就可以完成以往花掉大量时间才能完成的工作。

同样，所内其它与信息发布有关的工作比如通知、公告、会议纪要等，都可以借助内部签批件，实现高速高效的开展。并且系统会自动详细的记录签批件流转的全过程，包括发送人，发送时间，接收人、接收时间等，省去了繁琐的签收程序。

同时签批件会保存在所有参与人员的系统内，以往操作过的所有签批件可以被随时随地的快速查找、查看、利用，还可以避免纸质文件可能出现的因损坏、丢失或不在身边而无法查看利用。因此，内部签批件无疑是现有办公条件中可用于局部范围内信息发布，极具优势的工具。

（二）用于事务管理审批

内部签批件的操作页面中详细显示了签批件的各种信息、“未办理人”名单、“已办理人”名单以及各参与人员的办理时间，可以说是“所见即所得”的流程界面，同时内部签批件本身具有的灵活性使其可以为多种流程提供依托，配合研究所已经制定的各类管理工作制度及管理办法，加以创新、重组、设计，一定可以帮助研究所实现很多各类特色管理审批流程，有利于实现各级各类审批的闭环管理，完善可追溯性，提高管理规范化和流程合理化。

作为中国科学院的研究所，随着科研水平的越来越高和对外交流的不断增加，不仅所领导事务繁忙，包括科研人员和部分管理人员，时常出差，不少还是国际交流。以往很多时候必须等相关人员回所才能办理的审批事务，使用ARP系统的内部签批件功能，只要有网络，就可以跨越时间、空间的限制，随时随地登陆系统处理各类事务，实现真正意义上的移动办公。

（三）用于内部协同沟通，信息交流

在ARP提供的内部签批件模块中，研究所内任何人都可以作为发起人，选择所内任何人作为流程参与人，发起一个新的内部签批件流程。譬如，发文之前，发文部门可以通过内部签批件，征求其它涉及部门的意见，在发文拟稿前就发文的内容进行充分沟通，有益于在重要发文的内容上快速、和谐的交流想法，达成一致；又或者在某些需要协作完成的工作节点，及时向其它部门发送内部签批件，告知信息，避免因为信息阻滞给工作带来的影响，诸如这些，每个人都可以充分发挥主观能动性，创意创新。

实际上内部签批件模块可以成为一个有效的内部沟通平台, 能够使所有使用人员, 不论是各部门之间, 部门和研究室内部人员之间，还是员工之间, 大家能够及时的对工作进行交流, 加强协同沟通，增加信息交流，从而提高日常办公效率、减轻工作强度、实现移动办公、缩短业务办理时间、节约办公经费等，实现协同工作。

三、结语

内部签批件模块操作简单，在整个ARP系统看来只是一个小模块，但其独有的个性特征和诸多优点，使得它在科研管理工作中可以充分的被开发、被挖掘，功能可以渗透到办公的各个方面，在优化信息发布，规范办公事务审批，促进流程优化，整合各部门资源，提升部门之间的协同工作能力，提高研究所办公效率和管理水平，降低办公成本，增强人员责任心、积极性、主观能动性等发面发挥不可或缺的有利作用。

----文章摘录自《内部公文系统签批模块应用与高效率协同办公的探讨 》，作者：蒋婷